Schnelleinstieg InvoiceHub - Wie richte ich InvoiceHub und die Verbindung zum Unternehmens-Portal ein? – Agito Hilfesystem

Bitte folgen Sie dieser Anleitung zur Verknüpfung des InvoiceHub mit dem Unternehmens-Portal Schritt für Schritt, um eine korrekte Einrichtung sicherzustellen.

Systemüberblick

Schritt	Bezeichnung	Erläuterung
1a)	Papierrechnung	Einen Teil Ihrer Rechnungen werden Sie weiterhin auf Papier erhalten. Diese scannen Sie ein.
1b)	Scanner / Handy	Scannen Sie die Belege ein, jede Rechnung, auch mehrseitige Rechnungen, in eine einzelne Datei. Achten Sie auf eine gute Auflösung, optimal sind 300 dpi. Viele Scanner können die eingescannten Dokumente direkt an eine hinterlegte E-Mail-Adresse senden. Hinterlegen Sie dazu die E-Mail-Adresse aus Schritt 3a)InvoiceHub Postfach im Scanner. Wenn das nicht möglich ist, senden Sie die eingescannten Dokumente manuell per E-Mail an das 3a)InvocieHub-Postfach. Sie können auch mehrere Dokumente, auch von verschiedenen Lieferanten, gleichzeitig an eine E-Mail anhängen. Wenn Sie Belege mit Ihrem Handy abfotografieren, könne Sie diese auch per E-Mail an 3a)InvoiceHub senden.
2a)	Lieferant	Fordern Sie von möglichst vielen Lieferanten elektronische Rechnungen an. Geben Sie den Lieferanten Ihre 2b) Rechnungs-E-Mail-Adresse
2b)	Rechnungs-E-Mail-Adresse	Legen Sie sich in Ihrem eigenen E-Mail-System eine gesonderte E-Mail-Adresse ausschließlich für den Rechnungsempfang an, z.B. "rechnung@baeckerei_mueller.de". Richten Sie von diesem Postfach eine automatische Weiterleitung aller Eingänge auf das 3a)InvoiceHub Postfach ein. Behalten Sie außerdem eine Kopie der weitergeleiteten E-Mails auch in ihrem 3b) Persönliches Postfach.
3a)	InvoiceHub Postfach	Dieses Postfach finden Sie im InvoiceHub. Es ist eine automatisch generierte E-Mail-Adresse nach dem Muster z.B. d108aca558ee8fdb90@agenda-invoicehub.email Bei den hier eingehenden E-Mails werden alle Anhänge automatisch ausgepackt und abhängig von Ihrem lizenzierten Produkt und Ihren Einstellungen an die nachfolgenden Empfänger 4) , 5a) oder 5b) weitergeleitet. Die E-Mail an sich wird anschließend gelöscht, nur der Anhang bleibt erhalten Sie können beliebig viele Postfächer für beliebig viele verschiedene Ordner im Unternehmens-Portal einrichten (max. Anzahl entsprechend der Lizenz), um die Belege nach verschiedenen Kriterien vorzusortieren, z.B. Ein- / Ausgangsrechnungen, Kasse, verschiedene Kostenstellen, Filialen, Gebäude usw.
3b)	Persönliches Postfach	Behalten Sie sich eine Kopie aller eingegangenen Rechnungs-E-Mails einige Tage in Ihrem persönlichen Postfach. Sie haben dadurch eine Information, wenn eine E-Mail-Rechnung eingeht, können ggf. auf einen Text direkt in der E-Mail reagieren oder die Ursache nachvollziehen, wenn Anhänge im Unternehmensportal abgelehnt werden sollten.
4)	InvoiceHub Belegarchiv	Die Belege werden hier revisionssicher archiviert. Sie können hier auch mit den Belegen arbeiten, also z.B. ansehen, archivieren, prüfen, freigeben, suchen usw. Die Verwendung des InvoiceHub Belegarchiv ist optional.
5a)	Unternehmensportal	Über dieses Portal werden die Belege an das Agenda System des Steuerberaters übergeben. Auch hier können Belege revisionssicher archiviert und weiterbearbeitet werden. Hier werden auch Buchungssatzvorschläge erzeugt und für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt Die Anbindung an das Unternehmensportal ist optional.
5b)	Datev Unternehmen online	Über dieses Portal werden die Belege an das Datev System des Steuerberaters übergeben. Die Anbindung an Datev Unternehmen online ist optional. (Verfügbar ab 12/2024)

Video zur Ersteinrichtung

Ersteinrichtung InvoiceHub (Video - 7 Minuten)

InvoiceHub im Unternehmens-Portal anbinden

Voraussetzungen

In Agenda Arbeitsplatz muss die Cloud-Anwendung "Digitales Belegbuchen" aktiviert sein.

Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, falls Sie "Digitales Belegbuchen" noch nicht nutzen.
Anleitung: Digitales Belegbuchen aktivieren

Anbindung InvoiceHub im Unternehmens-Portal

(siehe Grafik - Schritt 5a)

Im Unternehmens-Portal unter https://agenda-kunden.de/unternehmens-portal/ einloggen.
Entsprechenden Mandanten öffnen (nur notwendig, wenn mehrere Mandanten zur Verfügung sind).
Klick auf „Belegverwaltung Online“ (nur notwendig, wenn mehrere Unternehmens-Portal Anwendungen für diesen Mandanten aktiviert sind).
Klick auf das Symbol <Partner anbinden> (rechts oben)
Klick auf »Agenda InvoiceHub«
Klick auf den Button <Neue Verbindung herstellen>
Namen für Ordner vergeben und Bereitstellungsoption wählen.

Hinweise:

Bestehenden Ordner mit InvoiceHub verknüpfen
Bereits bestehende Ordner können mit dem InvoiceHub verknüpft werden. Erfassen Sie dazu bei "Ordnername für Belegeingang" den Namen des bestehenden Ordners.
Bei der angezeigten Ordner-ID im Unternehmensportal handelt es sich nicht um die automatisch generierte E-Mail-Adresse. Bitte folgen Sie der Anleitung weiter, um diese zu generieren.

Einrichtung im InvoiceHub

(siehe Grafik - Schritt 3a)

Im InvoiceHub unter https://agenda.agenda-invoicehub.app einloggen (gleiche Zugangsdaten wie zum Unternehmens-Portal).
Wenn Sie InvoiceHub noch nicht lizenziert haben, werden Sie auf die Bestellseite weitergeleitet.
Nach dem Erwerb der Lizenz öffnen Sie den InvoiceHub erneut und fahren fort bei Punkt 2.
Neuen Mandant anlegen
Wir empfehlen Ihnen, aus Gründen der einfacheren Zuordnung, die gleiche Bezeichnung wie im Unternehmens-Portal zu vergeben.

Nach der Mandantenanlage werden Sie in die Stammdaten weitergeleitet. Sie können die Stammdaten bereits an dieser Stelle erfassen oder direkt zur Startseite zurückkehren.

Die zwingend benötigten Daten werden zu einem späteren Zeitpunkt erneut abgefragt.

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie nachträglich weitere Mandanten anlegen können.
Klick auf die Schaltfläche <InvoiceHub öffnen>.
Adressdaten und E-Mail-Kontaktadresse hinterlegen
Je nach Ausbaustufe des InvoiceHub werden an dieser Stelle verschiedene Stammdaten abgefragt, die zwingend zu hinterlegen sind.

Für die formale Rechnungsprüfung ist die Hinterlegung von Adressdaten, mit denen wir Ihre Rechnungen abgleichen können, nötig.

Des Weiteren benötigen wir immer eine E-Mail-Kontaktadresse. An diese E-Mail-Adresse erhalten Sie im Fehlerfall eine Benachrichtigung (z. B. eine Rechnung konnte vom InvoiceHub nicht verarbeitet werden).

Wichtiger Hinweis:
- Es wird an dieser Stelle keine automatische Weiterleitung an diese E-Mail-Adresse eingerichtet. Dies muss manuell in Ihrem E-Mail-Programm eingerichtet werden.
- Wir empfehlen einen konkreten Ansprechpartner zu hinterlegen, der im Fehlerfall Rechnungen erneut an den InvoiceHub weiterleiten kann. Bitte hinterlegen Sie hier keine Sammeladresse wie z. B. rechnungen@xyz.de.
  
  Ergänzen Sie die benötigten Stammdaten und speichern Sie diese:

Klicken Sie anschließend auf <Weiter>, um in den InvoiceHub zu gelangen.

Die Daten können nachträglich geändert werden, siehe Artikel "Wie kann ich die Adresse oder die E-Mail-Kontaktadresse ändern?".

Einrichtung der Verbindung

Klick auf »Verbindungsassistent«.
Ggf. Mandant und Ordner wählen.
Hier werden alle Ordner angezeigt, die Sie im Abschnitt "Anbindung InvoiceHub im Unternehmens-Portal" eingerichtet haben.
Wenn Ihnen hier kein Mandant oder Ordner angezeigt wird, empfehlen wir Ihnen folgenden Hilfeartikel:
Zuordnung Ordner aus Unternehmens-Portal: Warum werden mir diese nicht angezeigt?
Ihre automatisch generierte E-Mail-Adresse
Anschließend werden Ihnen in der Übersicht die verbundenen Ordner angezeigt. Zu jedem Ordner wurde ein Postfach mit einer automatisch generierten E-Mail-Adresse erzeugt.

Diese E-Mail-Adresse ist fest dem Ordner im Unternehmens-Portal verknüpft. Rechnungen, die per E-Mail an diese Adresse gesendet werden, werden aus den E-Mails extrahiert und im entsprechenden Ordner im InvoiceHub bzw. im Unternehmens-Portal abgelegt.

Leiten Sie an diese E-Mail-Adresse (Spalte Spalte E-Mail-Adresse für Import) Ihre E-Mails mit Rechnungen weiter.

Wichtige Hinweise:
- Sie benötigen Rechte für das Unternehmens-Portal, um die importierten Ordner und deren E-Mail-Adressen sehen zu können. Die Rechte können sie im Kundenbereich verwalten »Mein Agenda | Accounts verwalten«
- Eine gelöschte E-Mail-Adresse kann nicht wiederhergestellt werden. Der Ordner muss neu importiert werden, wodurch eine neue E-Mail-Adresse generiert wird. Die vorherige E-Mail-Adresse wird dadurch unbrauchbar.
  
  Über das Dreipunktmenü stehen Ihnen weitere Optionen zu Ihrer E-Mail-Adresse und dem Exportordner zur Verfügung:

Lizenzupgrade

Sollten Sie nachträglich weitere Postfächer benötigen, können Sie diese ganz einfach im Kundenbereich erwerben »Cloud-Anwendungen | Agenda InvoiceHub«. Nach dem Erwerb zusätzlicher Lizenzen stehen Ihnen diese sofort im InvoiceHub zur Verfügung und können verwendet werden.

Verwendung der mit Ordnern verknüpften E-Mail-Adressen

Mit der automatisch generierten E-Mail Adresse können Sie aus allen E-Mail-Anwendungen heraus Daten an Ihren digitalen Postfächer senden.

Die unterstützten Dateiformate können Sie in folgendem Hilfeartikel nachlesen:
Welche Dateitypen werden vom InvoiceHub unterstützt?

Wichtige Hinweise:

Um Duplikate zu vermeiden. Senden Sie Ihre Belege nicht mehrmals an diese E-Mail Adresse.
Enthält eine E-Mail als Anhang weitere E-Mails werden diese nicht verarbeitet.

Kontakt in der E-Mail-Anwendung anlegen

Visitenkarte (VCard)

Laden Sie sich die generierte E-Mail-Adresse als VCard herunter und öffnen Sie diese. Speichern Sie den Kontakt in Ihrer E-Mail-Anwendung ab.

Manuelle Anlage

Alternativ kopieren Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage und speichern Sie diese im Adressbuch Ihrer E-Mail-Anwendung ab.

Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung

(siehe Grafik - Schritt 2b)

Die Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung zum InvoiceHub erfolgt manuell in Ihrer E-Mail-Anwendung. Der InvoiceHub richtet keine automatische Weiterleitung an die im InvoiceHub erzeugte E-Mail-Adresse ein.

Wir empfehlen, eine Kopie der E-Mails in einem privaten E-Mail-Postfach für einige Tage aufzubewahren (siehe oben Schritt 3b)

Sie finden hier einen Link zur Hilfe von gängigen E-Mail-Anbietern für die Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung:

Hilfe für Outlook

Hilfe für Gmail

Hilfe für Web.de

Wichtiger Hinweis:

Bitte richten Sie eine Weiterleitung und keine Umleitung ein, um eine korrekte Verarbeitung im InvoiceHub sicherzustellen.
Sollten Anhänge nicht im InvoiceHub ankommen, die über eine Weiterleitungsregel weitergeleitet werden, empfehlen wir folgenden Beitrag:
Automatisch weitergeleitete E-Mails kommen beim InvoiceHub nicht an

Arbeiten im Belegarchiv

Je nach Ausbaustufe des InvoiceHub steht Ihnen ein Belegarchiv im InvoiceHub zur Verfügung. Eine ausführliche Darstellung der Funktionen des Belegarchivs finden Sie in der Anleitung
"Welche Funktionen beinhaltet das Belegarchiv?".

Probleme mit dem InvoiceHub

Sie haben alles Schritt für Schritt eingerichtet, aber trotzdem kommen Ihre Belege nicht im InvoiceHub bzw. im Unternehmens-Portal an?
Bitte prüfen Sie alle Punkte in folgendem Dokument: "Warum kommen meine Belege nicht im Unternehmens-Portal an?".

Unsere Hilfe wird regelmäßig erweitert. Hier finden Sie auch FAQ und bekannte Fehler - InvoiceHub. Ein Blick vorab in die Hilfe kann Ihnen das Erfassen eines Supportfalls ersparen.

Sollte Ihr Problem auch mit unserer Hilfe nicht lösbar sein, können Sie, wie in folgendem Artikel beschrieben, einen Supportfall erfassen:
Wie kann ich Support bzw. Hotline erhalten?