Welche Funktionen beinhaltet das Belegarchiv? – Agito Hilfesystem

Je nach gewählter Ausbaustufe des InvoiceHub stehen Ihnen im Belegarchiv unterschiedliche Funktionen zur Verfügung.

Arbeiten im Belegarchiv
Freigabeprozesse
Formale Rechnungsprüfung
Fachliche Rechnungsfreigabe

Video zum Arbeiten im Belegarchiv

Arbeiten mit dem Belegarchiv (Video - 4 Minuten)

Arbeiten im Belegarchiv

Belegarchiv öffnen

Öffnen Sie den von Ihnen angelegten Ordner, in dem Sie auf dem Namen klicken:

Funktionen und Arbeitsweise im Belegarchiv

Register "Eingang"

Im Bereich „Eingang“ werden alle Anhänge eingehender E-Mails automatisch vom System abgelegt, wenn diese an die automatisch generierte E-Mail-Adresse weitergeleitet wurden. Hier können Sie:

Eingegangene Belege prüfen: Sehen Sie sich die Inhalte der hochgeladenen Belege an.
Fehlerhafte Dokumente aussortieren: Löschen oder verschieben Sie unbrauchbare Belege in den Papierkorb.

Optionen für Belege im Register Eingang

Über das Drei-Punkt-Menü können Sie folgende Aktionen ausführen:

Beleg anzeigen
- Öffnen und prüfen Sie den Beleg direkt. Auch elektronische Rechnungen (z. B. XRechnungen) können hier angezeigt werden.
- Die Eigenschaftsfelder zum Beleg erleichtern Ihnen später die Belegsuche im Archiv. Der Inhalt der Felder wird vom Beleg ausgelesen und automatisch vorgeschlagen. Sie können den Vorschlag über den "Bearbeiten-Stift" einfach abändern oder ergänzen.
Beleg archivieren
- Verschieben Sie den Beleg ins Archiv. Dort wird er revisionssicher gespeichert und kann nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden.
  Der Beleg kann auch direkt in der Belegansicht archiviert werden:
In den Papierkorb verschieben
- Entfernen Sie den Beleg aus dem Eingang und verschieben Sie ihn in den Papierkorb.
  Der Beleg kann auch direkt in der Belegansicht in den Papierkorb verschoben werden:

Wichtige Hinweise zur Nutzung des Papierkorbs

Papierkorb öffnen: Der Papierkorb ist über die „Ordnerübersicht“ oben rechts erreichbar.
Belege wiederherstellen: Verschobene Belege können vor der endgültigen Löschung wiederhergestellt werden.
Automatische Löschung: Nach 14 Tagen werden nicht wiederhergestellte Belege unwiderruflich gelöscht.

Register "Archiv"

Hier sind Ihre Belege revisionssicher gespeichert und können nicht mehr gelöscht werden.

Freigabeprozesse

Bei der Nutzung des Belegarchivs stehen Ihnen drei verschiedene Freigabeprozesse zur Verfügung.

E-Mail-Empfang
An die automatisch generierte E-Mail-Adresse weitergeleitete Belege werden direkt archiviert und an das Zielsystem weitergeleitet. Es ist kein manuelles archivieren und freigeben notwendig.
Archivieren
An die automatisch generierte E-Mail-Adresse weitergeleitete Belege werden im Register "Eingang" angezeigt. Dort können diese geprüft und archiviert werden. Beim Archivieren werden die Belege in das Archiv verschoben und direkt an das Zielsystem weitergeleitet. Eine zusätzliche manuelle Freigabe ist nicht notwendig.
Die Einstellung ist standardmäßig bei jedem Ordner hinterlegt.
Freigabe
An die automatisch generierte E-Mail-Adresse weitergeleitete Belege werden im Register "Eingang" angezeigt. Dort können diese geprüft und archiviert werden. Im Register "Archiv" können diese Belege nun erneut geprüft und freigegeben werden. Erst nach erfolgter Freigabe werden die Belege an das Zielsystem weitergeleitet.

Sie können den jeweiligen Freigabeprozess pro Ordner hinterlegen. Sie finden die Einstellung im Dreipunktmenü hinter jedem Ordner:

Formale Rechnungsprüfung

Für Rechnungen im ZUGfERD und XML-Format bietet das Belegarchiv eine automatische Rechnungsprüfung. Für PDF- und Bilddateien wird die formale Rechnungsprüfung nicht unterstützt.
Der InvoiceHub empfängt die Rechnungen und prüft für Sie im Hintergrund folgende Kriterien ab:

Einhaltung der Einzelnorm des §14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen
Vollständigkeit der Empfängeradresse
Korrektheit der Berechnung der aufgeführten Positionen
inkl. Prüfung der Kriterien einer Kleinbetragsrechnung unter 250€

Wichtiger Hinweis zur Prüfung auf Vollständigkeit der Empfängeradresse:

Die Prüfung kann nur durchgeführt werden, wenn Sie vorher in den Mandantenstammdaten eine Adresse hinterlegt haben:

Sie können das Ergebnis der Prüfung in der Belegansicht unter dem Punkt <Formale Rechnungsprüfung> einsehen.

Es wird ebenfalls ein Eintrag in der Beleghistorie zur Rechnungsprüfung erzeugt.

Fachliche Rechnungsfreigabe

Mit der entsprechenden Einstellung für den Freigabeprozess (siehe Abschnitt "Freigabeprozesse") steht Ihnen im Register "Archiv" das Freigabetool zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass der Prozess "Freigabe" explizit eingestellt werden muss. Standardmäßig ist für jeden Ordner der Prozess "Archivieren" hinterlegt.

Der Freigabestatus eines Belegs kann direkt in der Archivübersicht eingesehen werden:

In der Belegansicht haben Sie nun die Möglichkeit, jeden Beleg einzeln fachlich zu prüfen.
Der Status des Belegs wird Ihnen oben rechts in der Belegansicht angezeigt:

Beleg freigeben
- Mit Klick auf <Freigeben> erhält der Beleg den Status "freigegeben".
- Nach der Freigabe wird der Beleg direkt weiter an Ihren verbunden Zielordner weitergeleitet.
- Die Freigabe wird in der <Beleghistorie> mit einem Zeitstempel und User dokumentiert.

Wichtige Hinweise zur Freigabe:

Hat der Beleg einmal den Status "freigegeben", kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden. Der Beleg muss manuell in dem Zielordner, in den er weitergeleitet wurde, gelöscht werden.
Belege werden erst an den verbunden Zielordner weitergeleitet, nachdem die Freigabe erfolgt ist. Bitte geben Sie Ihre Belege zeitnah frei, damit diese zur Verbuchung aus dem Zielordner abgerufen werden können.
Beleg ablehnen
- Mit Klick auf <Ablehnen> öffnet sich ein Kommentarfeld. Die Erfassung eines Kommentars ist im Falle einer Ablehnung zwingend erforderlich.
- Abgelehnte Belege werden nicht an den verbundenen Zielordner weitergeleitet.
- Der Status "abgelehnt" wird inklusive Kommentar in der <Beleghistorie> mit einem Zeitstempel und User dokumentiert.
- Ein abgelehnter Beleg kann nachträglich freigegeben werden.