Es kommt in der Praxis regelmäßig vor, dass Barausgaben vom Unternehmer oder Mitarbeitern privat verauslagt, und erst später mit der Kasse abgerechnet und das Geld entnommen wird. Somit stimmt das Datum des Beleges unter Umständen nicht mit dem Datum der Geldentnahmen aus der Kasse überein.
Grundsatz
Der im Kassenbuch berechnete Endbestand muss zu jeder Zeit und für jeden einzelnen Kalendertag mit dem tatsächlichen Geldbestand in der Kasse übereinstimmen.
Entnahmedatum
Der Beleg muss mit dem Datum der Geldentnahme aus der Kasse erfasst werden. Es darf nicht das zurückliegende Belegdatum verwendet werden.
Nur dann ist sichergestellt, dass der berechnete Endbestand jederzeit und für jeden Kalendertag den tatsächlichen Kassenbestand anzeigt.
Beispiel
Der Unternehmer hat am Montag 250,00 EUR bar verauslagt und entnimmt am Mittwoch das Geld aus der Kasse.
| Tag | Geschäftsvorfall | Betrag | Saldo |
| Montag | Anfangsbestand in der Kasse | 100,00 EUR | |
| Dienstag | Tageseinnahmen | + 200,00 EUR | 300,00 EUR |
| Mittwoch | Geldentnahme des Belegs vom Montag | - 250,00 EUR | 50,00 EUR |
Wenn die Geldentnahme hier nachträglich entsprechend dem Belegdatum am Montag erfasst worden wäre, dann hätte sich für Montag ein unzulässiger Saldo von minus 150,00 EUR ergeben.