Bitte folgen Sie dieser Anleitung zur Verknüpfung des InvoiceHub mit dem Unternehmens-Portal oder DATEV Unternehmen online Schritt für Schritt, um eine korrekte Einrichtung sicherzustellen.
Systemüberblick
| Schritt | Bezeichnung | Erläuterung |
| 1a) | Papierrechnung | Einen Teil Ihrer Rechnungen werden Sie weiterhin auf Papier erhalten. Diese scannen Sie ein. |
| 1b) | Scanner / Handy |
Scannen Sie die Belege ein, jede Rechnung, auch mehrseitige Rechnungen, in eine einzelne Datei. Achten Sie auf eine gute Auflösung, optimal sind 300 dpi. Viele Scanner können die eingescannten Dokumente direkt an eine hinterlegte E-Mail-Adresse senden. Hinterlegen Sie dazu die E-Mail-Adresse aus Schritt 3a)InvoiceHub Postfach im Scanner. Wenn das nicht möglich ist, senden Sie die eingescannten Dokumente manuell per E-Mail an das 3a)InvocieHub-Postfach. Sie können auch mehrere Dokumente, auch von verschiedenen Lieferanten, gleichzeitig an eine E-Mail anhängen. Wenn Sie Belege mit Ihrem Handy abfotografieren, könne Sie diese auch per E-Mail an 3a)InvoiceHub senden. |
| 2a) | Lieferant | Fordern Sie von möglichst vielen Lieferanten elektronische Rechnungen an. Geben Sie den Lieferanten Ihre 2b) Rechnungs-E-Mail-Adresse |
| 2b) | Rechnungs-E-Mail-Adresse |
Legen Sie sich in Ihrem eigenen E-Mail-System eine gesonderte E-Mail-Adresse ausschließlich für den Rechnungsempfang an, z.B. "rechnung@baeckerei_mueller.de". Richten Sie von diesem Postfach eine automatische Weiterleitung aller Eingänge auf das 3a)InvoiceHub Postfach ein. Behalten Sie außerdem eine Kopie der weitergeleiteten E-Mails auch in ihrem 3b) Persönliches Postfach. |
| 3a) | InvoiceHub Postfach |
Dieses Postfach finden Sie im InvoiceHub. Es ist eine automatisch generierte E-Mail-Adresse nach dem Muster z.B. d108aca558ee8fdb90@agenda-invoicehub.email Bei den hier eingehenden E-Mails werden alle Anhänge automatisch ausgepackt und abhängig von Ihrem lizenzierten Produkt und Ihren Einstellungen an die nachfolgenden Empfänger 4) , 5a) oder 5b) weitergeleitet. Die E-Mail an sich wird anschließend gelöscht, nur der Anhang bleibt erhalten
Sie können beliebig viele Postfächer für beliebig viele verschiedene Ordner einrichten (max. Anzahl entsprechend der Lizenz), um die Belege nach verschiedenen Kriterien vorzusortieren, z.B. Ein- / Ausgangsrechnungen, Kasse, verschiedene Kostenstellen, Filialen, Gebäude usw. |
| 3b) | Persönliches Postfach |
Behalten Sie sich eine Kopie aller eingegangenen Rechnungs-E-Mails einige Tage in Ihrem persönlichen Postfach. Sie haben dadurch eine Information, wenn eine E-Mail-Rechnung eingeht, können ggf. auf einen Text direkt in der E-Mail reagieren oder die Ursache nachvollziehen, wenn Anhänge im Zielsystem abgelehnt werden sollten. |
| 4) | InvoiceHub Belegmanagement |
Die Belege werden hier revisionssicher archiviert. Sie können hier auch mit den Belegen arbeiten, also z.B. ansehen, archivieren, prüfen, freigeben, suchen usw. Die Verwendung des InvoiceHub Belegarchiv ist optional. |
| 5a) | Unternehmensportal | Über dieses Portal werden die Belege an das Agenda System des Steuerberaters übergeben. Auch hier können Belege revisionssicher archiviert und weiterbearbeitet werden. Hier werden auch Buchungssatzvorschläge erzeugt und für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt Die Anbindung an das Unternehmensportal ist optional. |
| 5b) | Datev Unternehmen online | Über dieses Portal werden die Belege an das Datev System des Steuerberaters übergeben. Die Anbindung an Datev Unternehmen online ist optional. |
Video zur Ersteinrichtung
Ersteinrichtung InvoiceHub (Video - 7 Minuten)
Einrichtung im InvoiceHub
(siehe Grafik - Schritt 3a)
Im InvoiceHub unter https://agenda-kunden.de/invoicehub/ einloggen (gleiche Zugangsdaten wie zum Kundenbereich oder Unternehmens-Portal).
Wenn Sie InvoiceHub noch nicht lizenziert haben, werden Sie auf die Bestellseite weitergeleitet.
Nach dem Erwerb der Lizenz öffnen Sie den InvoiceHub erneut und fahren fort mit "Mandant einrichten".
Mandant einrichten
- Neuen Mandant anlegen
Wir empfehlen Ihnen, aus Gründen der einfacheren Zuordnung, die gleiche Bezeichnung wie im Zielsystem zu vergeben.
Nach der Mandantenanlage werden Sie in die Stammdaten weitergeleitet. Sie können die Stammdaten bereits an dieser Stelle erfassen oder direkt zur Startseite zurückkehren.
Die zwingend benötigten Daten werden zu einem späteren Zeitpunkt erneut abgefragt.
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie nachträglich weitere Mandanten anlegen können.
- Klick auf die Schaltfläche <Belegmanagement öffnen>.
-
Adressdaten und E-Mail-Kontaktadresse hinterlegen
Je nach Ausbaustufe des InvoiceHub werden an dieser Stelle verschiedene Stammdaten abgefragt, die zwingend zu hinterlegen sind.
Für die formale Rechnungsprüfung ist die Hinterlegung von Adressdaten, mit denen wir Ihre Rechnungen abgleichen können, nötig.
Des Weiteren benötigen wir immer eine E-Mail-Kontaktadresse. An diese E-Mail-Adresse erhalten Sie im Fehlerfall eine Benachrichtigung (z. B. eine Rechnung konnte vom InvoiceHub nicht verarbeitet werden).
Wichtiger Hinweis:- Es wird an dieser Stelle keine automatische Weiterleitung an diese E-Mail-Adresse eingerichtet. Dies muss manuell in Ihrem E-Mail-Programm eingerichtet werden (siehe Abschnitt "Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung").
- Wir empfehlen einen konkreten Ansprechpartner zu hinterlegen, der im Fehlerfall Rechnungen erneut an den InvoiceHub weiterleiten kann. Bitte hinterlegen Sie hier keine Sammeladresse wie z. B. rechnungen@xyz.de.
Ergänzen Sie die benötigten Stammdaten und speichern Sie diese:
- Es wird an dieser Stelle keine automatische Weiterleitung an diese E-Mail-Adresse eingerichtet. Dies muss manuell in Ihrem E-Mail-Programm eingerichtet werden (siehe Abschnitt "Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung").
Klicken Sie anschließend auf <Weiter>, um in den Belegmanager zu gelangen.
Die Daten können nachträglich geändert werden, siehe Artikel "Wie kann ich die Adresse oder die E-Mail-Kontaktadresse ändern?".
Einrichtung der Verbindung zum Zielsystem
Sie haben nun die Möglichkeit, Ihr Zielsystem einzurichten. Sie können Ihre Belege entweder an das Agenda Unternehmens-Portal oder über die Schnittstelle DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.
Agenda Unternehmens-Portal
(siehe Grafik - Schritt 5a)
Grundvoraussetzung:
In Agenda Arbeitsplatz muss die Cloud-Anwendung "Digitales Belegbuchen" aktiviert sein.
Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, falls Sie "Digitales Belegbuchen" noch nicht nutzen.
Anleitung: Digitales Belegbuchen aktivieren
- Ordner im Unternehmens-Portal anlegen
Wenn Sie sich erstmalig mit dem Agenda Unternehmens-Portal verbinden wollen, werden Sie direkt aus dem InvoiceHub heraus über <Weiter zum Agenda Unternehmens-Portal> weitergeleitet, wo Sie Ihre Ordner für die Einlieferung der Belege anlegen können.
Öffnen Sie den entsprechenden Mandanten im Unternehmensportal (nur notwendig, wenn mehrere Mandanten zur Verfügung sind) und klicken Sie auf <Neue Verbindung herstellen>
Vergeben Sie einen Namen für Ihren Ordner und wählen Sie die Bereitstellungsoptionen.Bei der im Anschluss angezeigten Ordner-ID im Unternehmensportal handelt es sich nicht um die automatisch generierte E-Mail-Adresse. Bitte folgen Sie der Anleitung weiter, um diese zu generieren.
- <Fertigstellen und zurück zu Agenda InvoiceHub>
Anschließend finden Sie in der Ordnerübersicht den ausgewählten Ordner, welcher mit einer automatisch generierten E-Mail-Adresse verknüpft wurde.
Informationen zu der automatisch generierten E-Mail-Adresse finden Sie im Abschnitt "Verwendung der mit Ordnern verknüpften E-Mail-Adressen".
Hinweise:
-
- Bestehenden Ordner mit InvoiceHub verknüpfen
Bereits bestehende Ordner können mit dem InvoiceHub verknüpft werden. Erfassen Sie dazu bei "Ordnername für Belegeingang" den Namen des bereits bestehenden Ordners. - Über den <Verbindungsassistent> können Sie weitere Ordner verknüpfen.
Hier werden alle Ordner angezeigt, die im Unternehmens-Portal angelegt und mit dem InvoiceHub verknüpft wurden.
Aus dem Verbindungsassistent heraus können auch weitere Ordner im Unternehmens-Portal angelegt werden:
Wenn Ihnen hier kein Mandant oder Ordner angezeigt wird, empfehlen wir Ihnen folgenden Hilfeartikel: Zuordnung Ordner aus Unternehmens-Portal: Warum werden mir diese nicht angezeigt?
- Bestehenden Ordner mit InvoiceHub verknüpfen
DATEV Unternehmen online
(siehe Grafik - Schritt 5b)
- Bei DATEV einloggen
Wenn Sie sich mit dem DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen verbinden, werden Sie direkt auf die Login-Seite von DATEV weitergeleitet, wo Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für Ihr DATEV-Benutzerkonto einloggen können. Anschließend werden Sie in den InvoiceHub zurückgeleitet.
- Klick auf <Verbindungsassistent>
Über den Verbindungsassistenten können Sie Ihre InvoiceHub Ordner einrichten.
Wählen Sie Ihre Beraternummer, den Mandanten und den entsprechenden Ordner ("Belegtyp" in DATEV Unternehmen online) und klicken Sie auf <Verbindung einrichten>
Anschließend finden Sie in der Ordnerübersicht den ausgewählten Ordner, welcher mit einer automatisch generierten E-Mail-Adresse verknüpft wurde.
Informationen zu der automatisch generierten E-Mail-Adresse finden Sie im Abschnitt "Verwendung der mit Ordnern verknüpften E-Mail-Adressen".
Verwendung der mit Ordnern verknüpften E-Mail-Adressen
Zu jedem Ordner wurde ein Postfach mit einer automatisch generierten E-Mail-Adresse erzeugt.
Diese E-Mail-Adresse ist fest dem Ordner im Zielsystem verknüpft. Rechnungen, die per E-Mail an diese Adresse gesendet werden, werden aus den E-Mails extrahiert und im entsprechenden Ordner im InvoiceHub bzw. im Zielsystem abgelegt.
Die unterstützten Dateiformate können Sie in folgendem Hilfeartikel nachlesen:
Welche Dateitypen werden vom InvoiceHub unterstützt?
Leiten Sie an diese E-Mail-Adresse Ihre E-Mails mit Rechnungen weiter.
Siehe auch "Wo finde ich die automatisch generierte E-Mail-Adresse des InvoiceHub?".
Wichtige Hinweise:
-
- Sie benötigen Rechte für das Zielsystem, um die importierten Ordner und deren E-Mail-Adressen sehen zu können. Die Rechte für das Agenda Unternehmens-Portal können sie im Kundenbereich verwalten (»Mein Agenda | Accounts verwalten«).
- Eine gelöschte E-Mail-Adresse kann nicht wiederhergestellt werden. Der Ordner muss neu importiert werden, wodurch eine neue E-Mail-Adresse generiert wird. Die vorherige E-Mail-Adresse wird dadurch unbrauchbar.
- Um Duplikate zu vermeiden. Senden Sie Ihre Belege nicht mehrmals an diese E-Mail Adresse.
- Enthält eine E-Mail als Anhang weitere E-Mails werden diese nicht verarbeitet.
- Sie benötigen Rechte für das Zielsystem, um die importierten Ordner und deren E-Mail-Adressen sehen zu können. Die Rechte für das Agenda Unternehmens-Portal können sie im Kundenbereich verwalten (»Mein Agenda | Accounts verwalten«).
Über das Dreipunktmenü stehen Ihnen weitere Optionen zu Ihrer E-Mail-Adresse und dem Exportordner zur Verfügung:
Kontakt in der E-Mail-Anwendung anlegen
Visitenkarte (VCard)
Laden Sie sich die generierte E-Mail-Adresse als VCard herunter und öffnen Sie diese. Speichern Sie den Kontakt in Ihrer E-Mail-Anwendung ab.
Manuelle Anlage
Alternativ kopieren Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage und speichern Sie diese im Adressbuch Ihrer E-Mail-Anwendung ab.
Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung
(siehe Grafik - Schritt 2b)
Die Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung zum InvoiceHub erfolgt manuell in Ihrer E-Mail-Anwendung. Der InvoiceHub richtet keine automatische Weiterleitung an die im InvoiceHub erzeugte E-Mail-Adresse ein.
Wir empfehlen, eine Kopie der E-Mails in einem privaten E-Mail-Postfach für einige Tage aufzubewahren (siehe oben Schritt 3b)
Sie finden hier einen Link zur Hilfe von gängigen E-Mail-Anbietern für die Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung:
Wichtiger Hinweis:
- Bitte richten Sie eine Weiterleitung und keine Umleitung ein, um eine korrekte Verarbeitung im InvoiceHub sicherzustellen.
- Sollten Anhänge nicht im InvoiceHub ankommen, die über eine Weiterleitungsregel weitergeleitet werden, empfehlen wir folgenden Beitrag:
Automatisch weitergeleitete E-Mails kommen beim InvoiceHub nicht an
Lizenzupgrade
Sollten Sie nachträglich weitere Postfächer für den InvoiceHub benötigen, können Sie diese ganz einfach im Kundenbereich erwerben »Cloud-Anwendungen | Agenda InvoiceHub«. Nach dem Erwerb zusätzlicher Lizenzen stehen Ihnen diese sofort im InvoiceHub zur Verfügung und können verwendet werden.
Arbeiten im Belegarchiv
Je nach Ausbaustufe des InvoiceHub steht Ihnen ein Belegarchiv im InvoiceHub zur Verfügung. Eine ausführliche Darstellung der Funktionen des Belegarchivs finden Sie in der Anleitung
"Welche Funktionen beinhaltet das Belegarchiv?".
Probleme mit dem InvoiceHub
Sie haben alles Schritt für Schritt eingerichtet, aber trotzdem kommen Ihre Belege nicht im InvoiceHub bzw. Zielsystem an?
Bitte prüfen Sie alle Punkte in folgendem Dokument: "Warum kommen meine Belege nicht im InvoiceHub oder im Zielsystem an?".
Unsere Hilfe wird regelmäßig erweitert. Hier finden Sie auch FAQ und bekannte Fehler - InvoiceHub. Ein Blick vorab in die Hilfe kann Ihnen das Erfassen eines Supportfalls ersparen.
Sollte Ihr Problem auch mit unserer Hilfe nicht lösbar sein, können Sie, wie in folgendem Artikel beschrieben, einen Supportfall erfassen:
Wie kann ich Support bzw. Hotline erhalten?