Bitte folgen Sie dieser Anleitung Schritt für Schritt, um eine korrekte Einrichtung sicherzustellen.
Systemüberblick
| Schritt | Bezeichnung | Erläuterung |
| 1a) | Papierrechnung | Einen Teil Ihrer Rechnungen werden Sie weiterhin auf Papier erhalten. Diese scannen Sie ein. |
| 1b) | Scanner / Handy |
Scannen Sie die Belege ein, jede Rechnung, auch mehrseitige Rechnungen, in eine einzelne Datei. Achten Sie auf eine gute Auflösung, optimal sind 300 dpi. Viele Scanner können die eingescannten Dokumente direkt an eine hinterlegte E-Mail-Adresse senden. Hinterlegen Sie dazu die E-Mail-Adresse aus Schritt 3a)InvoiceHub Postfach im Scanner. Wenn das nicht möglich ist, senden Sie die eingescannten Dokumente manuell per E-Mail an das 3a)InvocieHub-Postfach. Sie können auch mehrere Dokumente, auch von verschiedenen Lieferanten, gleichzeitig an eine E-Mail anhängen. Wenn Sie Belege mit Ihrem Handy abfotografieren, könne Sie diese auch per E-Mail an 3a)InvoiceHub senden. |
| 2a) | Lieferant | Fordern Sie von möglichst vielen Lieferanten elektronische Rechnungen an. Geben Sie den Lieferanten Ihre 2b) Rechnungs-E-Mail-Adresse |
| 2b) | Rechnungs-E-Mail-Adresse |
Legen Sie sich in Ihrem eigenen E-Mail-System eine gesonderte E-Mail-Adresse ausschließlich für den Rechnungsempfang an, z.B. "rechnung@baeckerei_mueller.de". Richten Sie von diesem Postfach eine automatische Weiterleitung aller Eingänge auf das 3a)InvoiceHub Postfach ein. Behalten Sie außerdem eine Kopie der weitergeleiteten E-Mails auch in ihrem 3b) Persönliches Postfach. |
| 3a) | InvoiceHub Postfach |
Dieses Postfach finden Sie im InvoiceHub. Es ist eine automatisch generierte E-Mail-Adresse nach dem Muster z.B. d108aca558ee8fdb90@agenda-invoicehub.email Bei den hier eingehenden E-Mails werden alle Anhänge automatisch ausgepackt und im Belegarchiv abgelegt.
Die E-Mail an sich wird anschließend gelöscht, nur der Anhang bleibt erhalten
Im Produkt "InvoiceHub Free" können Sie nur 1 Postfach (= Ordner mit zugehöriger E-Mail-Adresse) anlegen. |
| 3b) | Persönliches Postfach |
Behalten Sie sich eine Kopie aller eingegangenen Rechnungs-E-Mails einige Tage in Ihrem persönlichen Postfach. Sie haben dadurch eine Information, wenn eine E-Mail-Rechnung eingeht, können ggf. auf einen Text direkt in der E-Mail reagieren oder die Ursache nachvollziehen, wenn Anhänge im Zielsystem abgelehnt werden sollten. |
| 4) | InvoiceHub Belegarchiv | Die Belege werden hier revisionssicher archiviert. Sie können hier die Belege ansehen und archivieren. |
| 5a) | Unternehmensportal | Im Produkt "InvoiceHub Free" nicht verfügbar |
| 5b) | Datev Unternehmen online | Im Produkt "InvoiceHub Free" nicht verfügbar |
Einrichtung im InvoiceHub
(siehe Grafik - Schritt 3a)
- Im InvoiceHub unter https://agenda.agenda-invoicehub.app einloggen.
Wenn Sie InvoiceHub noch nicht lizenziert haben, werden Sie auf die Bestellseite weitergeleitet.
Nach dem Erwerb der Lizenz öffnen Sie den InvoiceHub erneut und fahren fort bei Punkt 2.
- Neuen Mandant anlegen
Die Hinterlegung weiterer Adressdaten ist optional. Sie können direkt zur Startseite zurückgehen.
Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie nachträglich weitere Mandanten anlegen können.
- Klick auf die Schaltfläche <Belegmanagement öffnen>.
-
E-Mail-Kontaktadresse hinterlegen
An diese E-Mail-Adresse erhalten Sie im Fehlerfall eine Benachrichtigung (z. B. wenn eine Rechnung vom InvoiceHub nicht verarbeitet werden konnte).
Ergänzen Sie die benötigten Stammdaten und speichern Sie diese:
Klicken Sie anschließend auf <Weiter>, um in das Belegmanagement zu gelangen.
Wichtiger Hinweis:- Es wird an dieser Stelle keine automatische Weiterleitung an diese E-Mail-Adresse eingerichtet. Dies muss manuell in Ihrem E-Mail-Programm eingerichtet werden (siehe "Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung")
- Wir empfehlen einen konkreten Ansprechpartner zu hinterlegen, der im Fehlerfall Rechnungen erneut an den InvoiceHub weiterleiten kann. Bitte hinterlegen Sie hier keine Sammeladresse wie z. B. rechnungen@ihrunternehmen.de.
Die Daten können nachträglich geändert werden, siehe Artikel "Wie kann ich die Adresse oder die E-Mail-Kontaktadresse ändern?".
- Es wird an dieser Stelle keine automatische Weiterleitung an diese E-Mail-Adresse eingerichtet. Dies muss manuell in Ihrem E-Mail-Programm eingerichtet werden (siehe "Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung")
- Ordner anlegen
Klicken Sie auf "+ Neuer Ordner" und legen Sie einen Ordner an, z.B. "Eingangsrechnungen"
- E-Mail-Adresse generieren
Erzeugen Sie sich hier eine neue E-Mail-Adresse: - Ihre E-Mail-Adresse
An dieser gleichen Stelle wird dann Ihre neue E-Mail-Adresse für diesen Ordner angezeigt.
Über das Dreipunktmenü stehen Ihnen weitere Optionen zu Ihrer E-Mail-Adresse zur Verfügung:
- E-Mail-Weiterleitung
Leiten Sie alle Ihre E-Mails mit angehängten Rechnungen an diese E-Mail-Adresse weiter.
Siehe auch "Wo finde ich die automatisch generierte E-Mail-Adresse des InvoiceHub?".
Dies kann in Ihrem E-Mail-Programm entweder manuell oder durch Einrichtung automatischer Weiterleitungsregeln (siehe "Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung") geschehen.
Wichtiger Hinweis zum Löschen von Ordnern
- Sie können angelegte Ordner wieder löschen und neu anlegen, solange darin noch keine Dokumente archiviert sind.
- Beim Löschen eines Ordners wird auch die zugehörige E-Mail-Adresse gelöscht. Für einen neuen Ordner erhalten Sie auch eine neue E-Mail-Adresse.
- Die gelöschte E-Mail-Adresse kann nicht wiederhergestellt werden. Die vorherige E-Mail-Adresse wird dadurch unbrauchbar.
Verwendung der mit Ordnern verknüpften E-Mail-Adressen
Mit der automatisch generierten E-Mail Adresse können Sie aus allen E-Mail-Anwendungen heraus Daten an Ihren digitalen Postfächer senden. Dokumente können sowohl als Einzeldatei als auch in einem ZIP-Archiv hochgeladen werden.
Die unterstützten Dateiformate können Sie in folgendem Hilfeartikel nachlesen:
Welche Dateitypen werden vom InvoiceHub unterstützt?
Wichtige Hinweise:
- Um Duplikate zu vermeiden. Senden Sie Ihre Belege nicht mehrmals an diese E-Mail Adresse.
- Enthält eine E-Mail als Anhang weitere E-Mails werden diese nicht verarbeitet.
Kontakt in der E-Mail-Anwendung anlegen
Visitenkarte (VCard)
Laden Sie sich die generierte E-Mail-Adresse als VCard herunter und öffnen Sie diese. Speichern Sie den Kontakt in Ihrer E-Mail-Anwendung ab.
Manuelle Anlage
Alternativ kopieren Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage und speichern Sie diese im Adressbuch Ihrer E-Mail-Anwendung ab.
Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung
(siehe Grafik - Schritt 2b)
Die Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung zum InvoiceHub erfolgt manuell in Ihrer E-Mail-Anwendung. Der InvoiceHub richtet keine automatische Weiterleitung an die im InvoiceHub erzeugte E-Mail-Adresse ein.
Wir empfehlen, eine Kopie der E-Mails in einem privaten E-Mail-Postfach für einige Tage aufzubewahren (siehe oben Schritt 3b)
Sie finden hier einen Link zur Hilfe von gängigen E-Mail-Anbietern für die Einrichtung einer automatischen E-Mail-Weiterleitung:
Wichtiger Hinweis:
- Bitte richten Sie eine Weiterleitung und keine Umleitung ein, um eine korrekte Verarbeitung im InvoiceHub sicherzustellen.
- Sollten Anhänge nicht im InvoiceHub ankommen, die über eine Weiterleitungsregel weitergeleitet werden, empfehlen wir folgenden Beitrag:
Automatisch weitergeleitete E-Mails kommen beim InvoiceHub nicht an
Lizenzupgrade
Sollten Sie nachträglich weitere Postfächer oder weitere Funktion z.B. zur Verbindung mit dem Rechenzentrum Ihres Steuerberaters benötigen, können Sie diese ganz einfach im Kundenbereich unter https://agenda-kunden.de/invoicehubupgrade erwerben: »Cloud-Anwendungen | Agenda InvoiceHub«. Nach dem Erwerb zusätzlicher Lizenzen stehen Ihnen diese sofort im InvoiceHub zur Verfügung und können verwendet werden.
Arbeiten im Belegarchiv
Eine ausführliche Darstellung der Funktionen des Belegarchivs finden Sie in der Anleitung
"Welche Funktionen beinhaltet das Belegarchiv?".
Probleme mit dem InvoiceHub
Sie haben alles Schritt für Schritt eingerichtet, aber trotzdem kommen Ihre Belege nicht im InvoiceHub an?
Bitte prüfen Sie alle Punkte in folgendem Dokument: "Warum kommen meine Belege nicht im InvoiceHub oder im Zielsystem an?".
Unsere Hilfe wird regelmäßig erweitert. Hier finden Sie auch FAQ und bekannte Fehler - InvoiceHub. Ein Blick vorab in die Hilfe kann Ihnen das Erfassen eines Supportfalls ersparen.
Sollte Ihr Problem auch mit unserer Hilfe nicht lösbar sein, können Sie, wie in folgendem Artikel beschrieben, einen Supportfall erfassen:
Wie kann ich Support bzw. Hotline erhalten?